Что такое внутреннее исследование: основные характеристики и этапы реализации

Опубликованно 25.10.2019 00:40

Внутреннее расследование-это официальное расследование, которое проводится внутри компании своими силами или с помощью внешних консультантов, чтобы определить, были ли нарушены внутренней политики, стандартов компании, а также действующего законодательства и организационно-правовой формы и финансовых последствий, которые могут возникнуть такие нарушения.

Как правило, проведение внутреннего расследования предшествует жалобу, сообщение от анонимного информатора (так называемый whistleblower), подозрения в мошенничестве, хищении денежных средств в наличные, или ряда других причин, которые подпадают под нарушение закона.

Внутренние расследования проводятся с целью выявить предполагаемое нарушение компании, которая создала/можно создавать репутационный риск, риск привлечения к ответственности за противоправные действия и "разоблачать" на нарушителей.

Проведение внутренних расследований является неотъемлемой частью эффективной соблюдения процедур внутри компании, поскольку в результате его проведения, можно удалить источник проблемы, которая стала причиной внутренней организации исследований.

Несмотря на общую цель, внутренние расследования, специфика их организации и проведения в разных странах определяется надоело национального законодательства каждой страны, а также внутренних правил и политики компании.

Украинский закон гласит, что исследования должны проводиться при определенных обстоятельствах. Например, Закон Украины "О предотвращении коррупции", устанавливает, что определенные типы организации, в том числе государственных органов и государственных корпораций (государственной и коммунальной собственности) должны быть разработаны антикоррупционные программы, которые, в частности, включают проведение внутренних расследований.

Национальное агентство по вопросам предотвращения коррупции разработал Типичный для прерывания программы, которые в обязательном порядке должен быть принят в:

? государственных, коммунальных предприятий, фирм (в которых государственная или муниципальная доля превышает 50 процентов), где число работников в течение года, превышает 50 лиц, а объем валового дохода от продажи продукции (работ, услуг) за этот период превышает 70 млн. гривен;

? юридических лиц, являющихся участниками процедуры закупки, если стоимость закупки товаров (работ, услуг) равна или превышает 20 миллионов гривен.

Процесс внутреннего исследования состоит из:

? определить объект и объем исследования, основными игроками ("подозрительных") субъектов;

? сбор и исследование письменных или аудио -, видео-доказательств;

? интервью с сотрудниками или потенциальных свидетелей нарушения;

? наблюдения и исследования корпоративных компьютеров, ноутбуков, мобильных телефонов, вовлеченных в расследование сотрудников. Уведомление государственных органов по расследованию

Если говорить о лицах,/субъектов, которые должны быть уведомлены о проведении внутреннего расследования, необходимо учитывать следующие особенности. Например, профсоюзными организациями, должны быть в курсе или участвовать во внутреннем расследовании, если последняя связана с несчастных случаев на производстве/профессионального заболевания работников (болезни и, как следствие, выполнения работы или профессиональной деятельности).

В то же время, компании обязаны уведомлять специальный орган по защите персональных данных — Уполномоченного Верховной Рады Украины по правам человека об обработке конфиденциальной персональных данных работников, которая не связана с вопросами трудоустройства и представляет риск для прав и свобод субъектов персональных данных в течение 30 дней после начала такого лечения. Это обязательство также распространяется на проведение внутреннего расследования, в которых обрабатываются данные.

Частные компании не обязаны уведомлять правоохранительные органы или участие в проведение внутреннего расследования. Однако, если в ходе внутреннего расследования установлено коррупции в изнасилование, компания должна сообщить в правоохранительные органы, о результатах этого расследования. Что касается государственных предприятий, в случае коррупционного правонарушения или получения информации о возможной коррупции преступления должны быть приняты меры для немедленного прекращения нарушения и государственных органов по борьбе с коррупцией. Проведение интервью (опросов) в рамках внутреннего расследования

Потому что внутреннее исследование включает интервью (операции) для работников, которые могут быть причастны к нарушениям, анализ их электронной почты и изъятие ноутбуков, телефонов и других электронных устройств, следует обратить внимание на следующие положения законодательства о защите персональных данных.

Положения о персональных данных, содержатся в Законе Украины "О защите персональных данных". Персональные данные включают всю информацию, которая может быть использована для идентификации личности. Если компания или ее представители, собирает личные данные физических лиц на время внутреннего расследования, компания обязана информировать людей о целях сбора этой информации, деятельность по обработке (например, передача, хранение и использование данных), о людях, вовлеченных в процесс сбора персональных данных, о правах субъекта персональных данных и возможность передачи данных в зарубежных странах.

Для предотвращения возможных нарушений или трудностей, желательно заранее получить от допрашиваемого подписанное им уведомление о порядке использования личной информации

Украинское законодательство запрещает передачу персональных данных за пределы Украины, если страна-получатель не могут достичь уровня защиты персональных данных, идентичный по уровню в соответствии с законодательством Украины.

"Безопасных" стран, для передачи данных, в частности, являются:

? стран-членов Европейского экономического пространства;

? - участников Конвенции № 108 о защите физических лиц в связи с автоматизированной обработкой персональных данных.

Законодательство Украины также запрещает предоставление данных или информации, государственного или банковскую тайну, подлежали специалистов частной жизни (например, врач-пациент, адвокат-клиент"), определяется в качестве конфиденциальной информации компании-владельца. В этой связи, в ходе расследования вопросы, имеющие доступ к этой информации, не разглашать информацию выше. Раскрытие такой информации возможно только тогда, когда последняя официально просит власти с общественностью. Исходя из этого, перед проведением собеседования необходимо определить заранее, если информация, запрошенная собеседника, войти в один из вышеуказанных категорий. Исследование технических устройств в области проведения внутреннего расследования

Также отдельно необходимо отметить некоторые особенности исследования технических устройств (ноутбуки, телефоны, планшеты) работников в период проведения внутреннего расследования.

В этой ситуации важно рассмотреть два сценария. Первый — в случае, если работник был подписан какой-то регламент, соглашение или трудовой договор, содержащий положения о том, что все корпоративные электронные устройства (компьютеры, ноутбуки, мобильные телефоны), предоставляемые сотруднику для работы, считаются собственностью компании. В этом случае работник согласен с тем, что электронные устройства и хранящейся на нем информации (корреспонденции, электронной почты, документов и т. д.) могут быть предметом мониторинга и анализа, проведения внутреннего расследования.

В то же время, подписание этого документа не лишает права работника подать в суд иск против работодателя за нарушение личных неимущественных прав на неприкосновенность частной жизни, на тайну переписки

Второй сценарий — если в компании не предусмотрено в настоящем регламенте, и содержит упомянутые выше положения, то есть, устройство, считают, личных вещей работника. Украинское законодательство гарантирует неприкосновенность частной собственности, и это право может быть ограничено только в особых случаях. Если у работодателя есть достаточно доказательств того, что информация, содержащаяся в ноутбуке, телефон может служить в качестве доказательства неправомерных действий, совершения преступления, доступ к этой информации может быть получена в порядке, предусмотренном УПК Украины. Доступ к электронные устройства в другой форме (исключение работника) считается незаконным, и принимая на себя риск уголовной ответственности. В зависимости от обстоятельств, это может быть квалифицировано как нарушение конфиденциальности, кражи или любого другого преступления, в зависимости от обстоятельств дела.

Таким образом, следует понимать, что при проведении внутреннего расследования, важно учитывать много моментов, связанных с особенностями законодательства, требований внутренних правил и политики компании, которые могут создать дополнительные трудности и препятствия в ходе расследования. В то же время, грамотно построенная стратегия исследования, задавать правильные вопросы и правильно определенная доказательная база помогут свести к минимуму возможные негативные риски в научно-исследовательской деятельности и принести положительный результат — выявление виновных лиц и прекращении противоправных действий.

Послушать ведущих специалистов по вышеуказанным вопросам, а также по методам и практике защиты бизнеса, обменяться опытом можно будет на IV Конференции "Корпоративная безопасность", который состоится 6 ноября в Киеве, в отеле "Хилтон".

Ариец Оставляют, советник юридической фирмы Sayenko Kharenko

Жанна Заец, адвокат юридической фирмы Sayenko Kharenko

Категория: Бизнес